Non ho tempo! Consigli, app (e ricette) utili per organizzare il tuo lavoro da freelance

Quante volte hai avuto la sensazione che 24 ore, in una giornata, non bastino? Capita spesso, soprattutto se sei freelance, incastrata tra mille scadenze, le incombenze della casa – soprattutto se, da casa, ci lavori – e magari anche la scuola e gli impegni dei figli da gestire.

A volte ho la sensazione di non aver combinato niente. Poi magari faccio il punto mentale della situazione e mi rendo conto che ho fatto tantissimo, tranne che lavorare! E mi ritrovo puntualmente, alle 21.30 di sera, con la mia lista degli impegni lavorativi da affrontare per quel giorno.

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Fortunatamente mi capita sempre meno spesso: negli anni, soprattutto dopo l’arrivo di Adele, ho imparato a gestire molto meglio il tempo e il flusso di lavoro delle mie giornate. Lo dico subito: lavorare da casa con i bambini è un lusso che possono permettersi pochissimi genitori, io non sono tra questi. Mia figlia è sempre stata un terremoto e ha sempre – giustamente! – preteso spazi e tempi di attenzione solo per lei.
Come libera professionista ho però la fortuna di non avere orari fissi di lavoro, in modo da poter trascorrere molte ore al giorno insieme a mia figlia, e mandandola prima al nido e poi alla scuola d’infanzia, mi rimangono circa 8 ore a disposizione ogni giorno da dedicare a me stessa e al mio lavoro. Lo raccontavo qui: avere un bambino piccolo ti obbliga e ti aiuta a tirare fuori il massimo dal tempo che hai a disposizione.

Ecco allora una serie di consigli e risorse utili per gestire al meglio le tue giornate lavorative.

 Organizza gli spazi di lavoro

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Sembra qualcosa di non correlato alla produttività, ma diversi studi hanno dimostrato che non è così: la disposizione dello spazio, la luce, i colori del luogo in cui lavoriamo (per non parlare della comodità delle sedute e delle scrivanie) hanno un impatto molto importante sui risultati del nostro lavoro. Ne parla con competenza Nadia Panato nella sua interessantissima newsletter, Piccoli Spazi di Felicità: seguila se vuoi imparare ad migliorare, anche con piccoli accorgimenti, la qualità del tuo home office.

 Evita le distrazioni

Questo è il consiglio più banale che ti potessi dare, ma se lavori da casa sai perfettamente che non sto parlando di perdersi davanti alla tv o a sfogliare un giornale: c’è la lavatrice da far partire, quella da stendere, le mensole da spolverare, il gatto da accudire, la bolletta da pagare.

Queste azioni possono andare benissimo se desideri (e anzi devi) prenderti 10 minuti di pausa dallo schermo – o dal lavoro che stai facendo – e sgranchirti un po’ dalla scrivania. Ma non possono e non devono occupare l’intera giornata. Prova a programmare queste pause, riempiendole con le attività che senti come urgenti e non rimandabili. Il resto può aspettare!

 Fai una lista delle tue priorità

Parlo naturalmente di quelle lavorative.

Io faccio così: ogni lunedì mattina, con un bel caffè davanti, faccio un elenco delle attività che devo assolutamente sbrigare quella settimana. Poi segno tutto il resto.

E infine divido i lavori per “tipologie” (scrittura, contatti e e-mail, piano editoriale, foto, studio di nuove ricette per i corsi, progettazione) in modo da non dover fare solo una cosa (es. scrivere) in un determinato giorno. Attenzione, questa modalità funziona per me, che mi annoio facilmente.

I sostenitori del batching, all’esatto contrario, pensano che sia meglio dividere le attività a blocchi di azioni simili e raggrupparle tutte in un giorno. Trova la modalità che funziona meglio per te!
Una nota a parte meritano le e-mail: io ho disinstallato il client di posta elettronica, e ho scelto di controllarle solo da web app. Cerco di guardarle non più di 3/4 volte al giorno: al mattino rispondo a quelle più urgenti, prima di pranzo alle altre. Ogni sera la mia inbox è pari a zero.

 Usa le app e gli strumenti che ti sono più congeniali

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Su alcuni strumenti scriverò in maniera più approfondita nei prossimi post. Qui voglio presentarti un elenco di App (sincronizzabili naturalmente tra cellulare e computer) che per me sono indispensabili:

  • Calendario: uso iCal (nativo mac), ma consiglio anche Google Calendar. Per segnare eventi, appuntamenti e call in agenda.
    Gli impegni di casa sono sincronizzati anche con mio marito in modo tale da poterci dividere le incombenze.
    Ho poi un calendario “personale” (in cui segno lo yoga, le visite mediche, gli appuntamenti personali) e uno “lavoro”, in cui segno tutti gli impegni di lavoro. Mi piace tenerlo semplice e minimale.
  • To-do list: io utilizzo Todoist, ma so che molti si trovano bene con Trello (che però è più un app di project management), e Asana.
    Io trovo che le liste siano uno strumento essenziale per organizzarsi (purché non se ne diventi schiavi), e il bello di Todoist è che si possono programmare facilmente, dividere per progetti, e condividere con altre persone in un team di lavoro, assegnando i diversi task ai vari membri.
  • Time management: per i lavori lunghi e un po’ noiosi (come preparare le slide) uso BeFocused.
  • Si basa sulla cosiddetta Pomodoro technique: sono blocchi di lavoro ininterrotto da 25 minuti, a cui fa seguito una pausa da 5 minuti (quella in cui puoi mettere su la famosa lavatrice).
  • Note: lo strumento migliore per gestire appunti, idee, intuizioni, ma anche ritagli dal web, link ecc. è, secondo me, Evernote
    Io ho sia la versione desktop che quella per mobile, in modo da avere sempre tutto sottomano. 
    Il suo punto di forza è la possibilità di avere tanti taccuini quanti sono i progetti aperti e in corso (o più taccuini sullo stesso tema, da raggruppare in un unico “stack”), e la possibilità di condividere interi taccuini o singole note con altri utenti. Fondamentale per non perdere pezzi e poter richiamare in ogni momento quell’idea geniale che dopo 10 minuti abbiamo già scordato.

 Mangia bene!

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Last but not least: non potevo che raccomandarti di mangiare – fallo, e non sognarti di saltare la colazione! – e di farlo bene. Pasti regolari ma leggeri, con tutti i macro nutrienti, buoni e anche belli da vedere non potranno che migliorare la tua vita (lavorativa e non solo). Se vuoi qualche spunto, qui ti parlo del mio workshop “ricette per freelance indaffarati”!



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